À partir de quelques centaines d’invités, les fichiers dispersés et les réponses WhatsApp deviennent risqués. Voici un workflow plus robuste.
Étape 1 : une seule base invités
Évitez une liste chez les mariés, une autre chez la famille et une troisième chez l’accueil. Chaque foyer doit avoir un identifiant, un nom principal, un nombre autorisé et un statut RSVP.
Étape 2 : distinguez invitation et personne
Une invitation peut représenter un couple ou une famille. Définissez clairement le nombre d’accompagnants pour éviter que « 300 invitations » soit confondu avec « 300 personnes ».
Étape 3 : attribuez les QR
Pour un contrôle d’accès, chaque invitation reçoit un code unique. Le système doit retrouver rapidement le dossier et enregistrer le premier check-in.
Étape 4 : suivez les exceptions
Créez des statuts simples : confirmé, refusé, en attente, arrivé. Les changements doivent se faire dans la base centrale, pas dans des notes séparées.
Étape 5 : préparez l’accueil
Répartissez les scanners, prévoyez une recherche par nom et testez le débit avant l’ouverture des portes.
Vous préparez votre événement ? Avec Invitations, vous pouvez créer la page, gérer les invités, collecter les RSVP et utiliser des QR sécurisés depuis un seul espace. Créer une invitation.
Un exemple de capacité
Si 220 invitations représentent 380 personnes confirmées, c’est ce second nombre qui compte pour les tables et le traiteur. La structure de données doit donc suivre les foyers et les personnes.
Questions fréquentes
Faut-il un QR par personne ?
Pas toujours. Un QR par foyer peut suffire si l’écran indique clairement combien de personnes sont autorisées.