Préparez les QR, les téléphones, la liste de secours et l’équipe d’accueil pour un check-in rapide et fiable.
Avant le jour J : préparez les données
Nettoyez les doublons dans la liste, vérifiez les accompagnants et assurez-vous que chaque QR correspond au bon foyer. Faites un test complet avec plusieurs codes, dont un déjà utilisé.
Combien de postes de scan ?
Le bon nombre dépend du volume d’arrivée, pas seulement du total d’invités. Si 300 personnes arrivent en 20 minutes, un seul téléphone créera un goulot d’étranglement. Répartissez les postes et formez chaque personne à la même procédure.
Le scan doit donner une réponse immédiate
L’écran doit afficher clairement : valide, déjà utilisé ou inconnu, ainsi que le nom et le nombre autorisé. Évitez les écrans complexes à l’entrée.
Prévoyez les exceptions
Batterie faible, connexion instable, invité sans téléphone ou nom mal orthographié : gardez une liste de recherche et une procédure d’escalade vers un responsable.
Vous préparez votre événement ? Avec Invitations, vous pouvez créer la page, gérer les invités, collecter les RSVP et utiliser des QR sécurisés depuis un seul espace. Créer une invitation.
Après l’événement
Le journal de check-in vous permet de rapprocher confirmations et présences réelles, utile pour comprendre les absences et améliorer l’organisation suivante.
Questions fréquentes
Le scan nécessite-t-il un lecteur spécial ?
Non dans la plupart des cas : un smartphone avec caméra et une interface de scan adaptée suffit.